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Comment organiser une journée porte ouverte pour son entreprise ?

Updated: Feb 14



Nous proposons sur ce blog beaucoup de conseils et d'articles sur des sujets liés au digital et aux solutions numériques. Par exemple dans un article récent nous vous proposions de découvrir les clés pour obtenir de la visibilité localement. Nous avions également essayé de proposer des solutions pour les professionnels de la santé qui cherchent à développer leur patientèle.

Aujourd'hui nous nous intéressons à un sujet différent mais qui peut intéresser de nombreux entrepreneurs : comment mettre en place l'organisation d'une journée porte ouverte ?


Ces journées séduisent de plus en plus d'entrepreneurs et ce n'est pas un hasard, en effet elles offrent une action de communication puissante et remarquable.

Organiser une journée porte ouverte peut vous permettre de vous rapprocher de vos partenaires (fournisseurs, sous-traitants, prescripteurs...), de fidéliser votre clientèle, de générer des prospects et de souder votre équipe de collaborateurs autour d'un événement attractif et exceptionnel.


Dans certains cas une journée comme celle-ci peut même engendrer des commandes sur le vif. Durant cet événement, votre entreprise va pouvoir mettre en avant son expertise et ses valeurs (convivialité, sérieux, sympathie) et les transmettre.


Cependant ces événements demandent une certaine préparation et organiser une journée porte ouverte pour son entreprise repose sur quelques points essentiels.



Les étapes de l’organisation d’une journée porte ouverte


- Choisir une date -


Une journée porte ouverte réussie exige beaucoup de préparations. C’est pour cette raison que certaines entreprises décident d’attribuer l'organisation à un professionnel de l'événementiel (pour autant vous pouvez obtenir des très bons retours en organisant vous-même une telle journée).


Le travail commence par le choix de la date, c'est un élément important dans la réussite du projet. Il est plus judicieux de s’y prendre bien à l'avance pour pouvoir se dégager du temps.


NB : Attention de ne pas choisir une date qui ne serait pas en parallèle avec une autre manifestation importante


Certaines entreprises ont tendance à choisir les week-ends qui bénéficient d’un pont, mais nous vous déconseillons ce créneau qui est plutôt complexe.


Privilégiez une période où le beau temps devrait être de la parti, si possible en fin de semaine, là ou il est généralement plus facile de trouver des gens libres.


Une fois la date fixée, il faut penser à remplir certaines formalités administratives. Notamment si vous installez des grands panneaux il vous faudra prévenir la mairie qui vous donnera la marche à suivre éventuelle (contacter le SDIS ou la DDT).


- Fixer le budget -

Lorsqu’il s’agit d’un événement aussi important dans la vie de l’entreprise, il faut toujours prévoir un budget (qui ne doit pas nécessairement être trop élevé).

Ce budget si vous confier l’organisation à une agence spécialisée dans l’événementiel sera probablement plus important (mais mieux géré?). En effet le prestataire se chargera de tout et vous aurez forcément moins de soucis liés à l'organisation. De plus, si vous avez peur de manquer de visibilité, une agence peut certainement faire jouer son réseau.


Sinon, il faut quand même noter que l’organisation d’une journée porte ouverte peut se faire soi-même. Dans ce cas, il est préférable d’opter pour une formule simple et à taille humaine. Vous pouvez prendre conseil auprès d'entreprise qui ont déjà préparé ce type d'événements pour obtenir des informations précieuses.


- Communiquer avant, pendant et après l’événement-


Il est important de communiquer sur l’événement afin que les visiteurs sachent qu’une journée porte ouverte aura lieu. Cette étape doit se faire bien avant la date prévue, car il faut que chacun puisse organiser un temps soi peu son emploi du temps. Si par exemple vous avez un site Wix, vous pouvez en profiter pour transmettre une newsletter à tout vos contacts grâce à Wix Newsletter.


Pour attirer du monde, il est important de bien choisir les moyens de communication qui permettront d’y parvenir : flyers, affiches publicitaires, bouche à oreille, emailing, newsletter, etc. Ils dépendront principalement du domaine d’activité de votre entreprise et des ressources dont vous disposez (site internet, force commercial, réseaux sociaux)


Soyez clair et court dans la diffusion de votre message. Soyez aussi alléchant en proposant à vos visiteurs un programme de la journée qui peut leur donner l'eau à la bouche. Après l'événement, pour faciliter la fidélisation vous pouvez proposer des petits cadeaux personnalisés ou des offres promotionnelles sur vos services.



Que faire pendant une journée porte ouverte ?


La journée porte ouverte est une occasion pour l’entreprise de se faire connaître. Il faut alors penser à mettre en avant votre structure sans en faire trop, par exemple en racontant brièvement l'historique de votre entreprise, en présentant chaque membre de votre société à vos partenaires.


Soyez vigilant, il ne faut jamais oublier qu’il y a du timing à respecter lors d’une journée porte ouverte. En effet une bonne gestion du temps jouera en votre faveur et les visiteurs ne risqueront pas de s’ennuyer. Pour cela vous pouvez proposer différentes activités : visite de vos locaux, partage d'un repas, activités ludiques.


Faites en sorte que cette journée marque les esprits au maximum !

Pensez à prendre des photos et essayez de discuter avec chacun de vos visiteurs. Vous pourrez ensuite relayer le tout sur les différentes réseaux de votre entreprise afin de renforcer la relation que vous avez avec vos partenaires (clients et fournisseurs).


La journée porte ouverte permettra de marquer l’esprit des visiteurs. Elle témoignera également de la vraie rencontre qui a eu lieu pendant l’événement.

Relancer ses prospects


Si possible, il faut prévoir une liste des invités et établir un système d’enregistrements qui permettrait de vérifier qui était présent lors de l’événement. Pensez par ailleurs à prendre les coordonnées précises de chaque personne (téléphone et mail)


Il faut aussi penser à relancer vos clients. La relance peut se faire par contact téléphonique ou par e-mail ou courrier afin de proposer des offres de promotions sur les produits et les services de l’entreprise…


Si le but de la journée porte ouverte est d’attirer de nouveaux clients et les fidéliser, il faut être à la hauteur des attentes pour obtenir des rerours. Il faut également être attentif aux remarques faites lors de la journée. Cela permettra à votre entreprise de proposer des améliorations pour le futur.


Comme nous l'expliquons depuis maintenant de nombreux mois, la somme des actions marketing permet à une entreprise de développer son chiffre d'affaires et de booster ses ventes. De plus en utilisant des outils comme ceux que nous proposons (Wix, Google, Gsuite) vous avez la possibilité de fournir à votre structure des moyens intéressants pour capter et fidéliser votre clientèle.



Réussir une journée porte ouverte n’est pas mission impossible, loin s'en faut. Il faut déterminer avec précision ses objectifs, établir un plan bien précis pour communiquer et attirer un maximum de personnes intéressantes pour vous. Enfin penser à des activités originales pour marquer les esprits.


Par la suite cette journée doit vous servir de tremplin pour obtenir des contacts, des devis et des commandes. C'est une action de communication qui prend du temps mais qui vaut la peine d'être essayé notamment dans certains secteurs d'activités.


#journée #porte #ouverte


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